Quel est le moment idéal pour envoyer un communiqué de presse ? Quels sont les faux pas à ne pas commettre ? Comment faire pour que les communiqués de presse soient lus et repris dans les médias ?
Evidemment, Il n’y a toujours pas de recette miracle ! Mais grâce à différents débats organisés au Press Club de France et à de larges enquêtes en France et à l’International menées auprès de journalistes, Cision, Leader Mondial pour les RP, l’Influence et la Veille Médias, vous propose de synthétiser son expertise dans ce livre blanc.
Découvrez 10 conseils pour vous aider à conduire une stratégie de relations médias moderne et efficace.
Conseil n°1 : Se renseigner sur les journalistes et leurs sujets de prédilection
Ce premier conseil peut paraître très basique, mais un grand nombre de journalistes se plaignent de recevoir des communiqués de presse qui n’ont absolument rien à voir avec leur ligne éditoriale. Pourtant, avec toute la data disponible aujourd’hui, il est relativement simple de savoir à quoi s’intéresse le journaliste et de quels sujets il traite. .
“Aujourd’hui, j’ai reçu 247 communiqués de presse par email dont 148 qui ne me concernent absolument pas »
Robert Kassous
Journaliste, professeur, consultant international, responsable Masters Web Ecole Supérieure de Journalisme
Conseil n°2 : Connaître l’audience des médias ciblés
En ayant suivi le conseil n°1, vous devriez être en mesure de savoir quelle est l’audience du média et en quoi votre information peut l’intéresser. Dans l’enquête « Etat des médias dans le monde 2023» les journalistes affirment d’ailleurs qu’ils utiliseront toujours plus la data disponible sur leur audience pour orienter la création de leur contenu et en mesurer le succès.
Être capable d’expliquer en quoi votre information est importante pour l’audience des journalistes ciblés est l’un des éléments clés pour réussir à convaincre le journaliste de reprendre votre information.
Si vous voyez qu’un sujet similaire à celui de votre communiqué de presse a déjà été abordé par un journaliste, ne le supprimez pas de votre liste. Vous pouvez prendre cet article comme référence, choisir un angle différent et expliquer pourquoi votre communiqué démontre une nouvelle approche du sujet.
Conseil n°3 : Eviter le téléphone
Bien qu’un appel soit plus direct, mieux vaut contacter les journalistes par email. En effet, contrairement à un appel qui va les interrompre dans leur travail, un email pourra être mis de côté pour être lu plus tard si l’information les intéresse. L’email reste leur canal favori pour échanger avec les communicants. Si toutefois vous avez besoin de les appeler, voici quelques conseils : Ne les appelez pas pour leur demander s’ils ont reçu votre communiqué de presse : .
“Dire à un journaliste 'Je vous appelle pour m'assurer que vous ayez bien reçu mon e-mail', ça revient à dire "J'aimerais vous interrompre dans vos activités pour vous inviter à lire un e-mail que vous avez certainement déjà reçu et ignoré pour une raison valable !' »
Jillian Ambrose
The Daily Telegraph, à propos des relances téléphoniques des attachés de presse
Préférez les appeler seulement si votre information est urgente ou exclusive, en particulier si vous ne connaissez pas le journaliste.
En tant que professionnel, l’attaché de presse doit savoir précisément quelle est la valeur ajoutée de son information pour tel ou tel média, sinon sa relance téléphonique est une perte de temps pour les 2 parties… – Olivier de Lagarde, rédacteur en chef adjoint à France Info, lors d’un débat organisé par Cision et le Press Club de France
Quelques conseils pour une prise de contact sur les réseaux sociaux :
N’interpellez pas les journalistes publiquement, privilégiez le message privé
Ne copiez-collez pas non plus votre communiqué de presse dans un message privé.
Conseil n°4 : Soigner les objets de vos emails
Ecrire un communiqué de presse est chronophage. Ne gâchez pas votre travail en négligeant l’objet de votre email ! L’objet de l’email et le texte de prévisualisation sont ce qui entraînera l’ouverture du communiqué… Ou pas.
Les spécialistes de l’email marketing recommandent de viser un maximum de 50 caractères dans l’objet d’un email afin d’aller à l’essentiel et d’éviter que l’objet ne soit tronqué par une limite d’affichage de webmail.
Vous ne pouvez pas contrôler le nombre de caractères affichés par chaque webmail et les lecteurs ont tendance à ne lire que les premiers mots de chaque objet. Optimisez donc l’impact de votre objet en commençant par le mot le plus important.
Vous ne pouvez pas non plus contrôler ce qui tombera dans les spams du journaliste, mais vous pouvez en revanche éviter certains « spam words » tels que « Urgent » ou encore « Promotion » qui peuvent conduire les fournisseurs d’accès à considérer votre email comme un spam.
Conseil n°5 : Bannir les pièces jointes
Envoyer un communiqué de presse au format PDF en pièce jointe d’un email est le meilleur moyen de tomber dans les courriers indésirables d’un journaliste.
De plus, comme beaucoup de personnes aujourd’hui, les journalistes consultent leurs emails sur leur mobile et dans les transports en commun : Il ne prendra pas le temps de télécharger un PDF, dans lequel il ne pourra rien copier. Votre communiqué de presse doit directement apparaître en ouvrant votre email.
Afin que votre mise en page apparaisse de la même façon sur tous les appareils, tous les navigateurs et tous les webmails, construisez votre communiqué de presse dans un format HTML responsive. L’éditeur de communiqués de presse Cision vous permet de créer des emails en toute simplicité, sans aucune compétence requise en HTML . En effet, vous pouvez télécharger votre fichier Word sur la plateforme et l’outil le transforme en HTML pour vous ! Le fait de créer votre communiqué de presse sur un éditeur spécifique vous permettra également de tester votre email afin de voir de quelle façon celui-ci apparaît sur les différentes messageries.
Une autre alternative intéressante est le communiqué de presse digital, qui permet d’envoyer par mail un simple lien qui renvoie vers le communiqué intégrant tout votre contenu multimedia ( photos, vidéos, podcasts... )
Toujours concernant les pièces jointes, résistez à la tentation de joindre une image haute qualité à votre email ou encore les logos de votre entreprise … Rassemblez tout ce contenu dans une newsroom ou dans un drive et insérez un lien vers ces éléments dans le communiqué de presse afin que le journaliste puisse y accéder.
Conseil n°6 : Data et multimedia - Varier votre contenu pour vous adapter au nouveau journalisme
Cette année, pas moins de 40 % des journalistes ont déclaré s’appuyer davantage sur les data, pour élaborer leur stratégie éditoriale (vues, engagement, données démographiques, etc.), par rapport à l’année précédente.
Et lorsque nous leur avons demandé, de manière plus spécifique, ce que pouvaitent faire les professionnels de la communication pour leur faciliter la tâche, 66 % d’entre eux ont répondu « me fournir des data et des sources confirmées ».
Plus les professionnels de la communication comprennent comment les journalistes utilisent les données dans leurs sujets, plus ils sont à même de leur fournir celles dont ils ont besoin, ce qui peut faire d’eux des partenaires indispensables et recherchés.
Datavisualisation, réalité virtuelle, photojournalisme, vidéo … Ne négligez pas ces nouvelles tendances et pensez au journaliste qui doit aujourd’hui non seulement rédiger un article mais également le mettre en page et le promouvoir sur les réseaux sociaux. Il a besoin de vous ! Si votre communiqué de presse le permet : transformez le en CP Multimédia ou en une courte vidéo.
Le sujet du multimédia vous intéresse particulièrement ? Découvrez notre webinar ou notre livre blanc dédié à ce sujet
Conseil n°7 : Envoyer votre communiqué de presse au bon moment
Bien qu’il soit difficile de définir quel est le moment idéal pour envoyer vos communiqués de presse, quelques astuces existent !
Tout d’abord, vous pouvez vous procurer les calendriers rédactionnels des médias que vous ciblez afin de vous organiser pour envoyer votre communiqué de presse au bon moment.
Conseil n°8 : Donner de la visibilité à votre communiqué de presse
Et si un journaliste n’étant pas dans votre liste de diffusion était intéressé par votre communiqué de presse ?
Ne prenez pas le risque de manquer un média : partagez votre communiqué de presse sur plusieurs canaux :
- Votre newsroom : une newsroom vous permet de centraliser tout votre contenu destiné à vos actions de RP (communiqués de presse, visuels, contacts médias etc ). En couplant la visibilité du service de newsroom ( La Newsroom Cision accueille environ 4,5 millions de visiteurs uniques par an par exemple ) à celle de votre site web, si vous l’intégrez à votre site web, vous bénéficierez d’une grande visibilité.
- Votre site web : n’hésitez pas à créer une page sur votre site web dédiée à votre actualité dans laquelle vous pourrez intégrer vos communiqués de presse
- Vos réseaux sociaux : si votre communiqué a été publié sur une newsroom ou sur un site web, vous disposerez alors d’un lien à partager sur vos réseaux sociaux.
- Envoyer votre CP en Wire : l’envoi Wire permet de diffuser votre communiqué sur le flux des agences de presse les plus renommées et d’obtenir plus de visibilité en ligne
- Transformer votre CP dans d'autres formats : profitez de votre communiqué pour le décliner en plusieurs formats : infographie, courte vidéo, display ad, article de blog...
N'arbitrez pas entre les stratégies de visibilité, hybridez-les !
N’oubliez pas que le premier influenceur est Google ! En partageant votre communiqué sur votre site, dans une newsroom ou encore sur les réseaux sociaux, vous optimiserez le référencement de votre communiqué de presse et de votre société sur les moteurs de recherche.
Conseil n°9 : Anticiper les demandes d’informations et trouver un porte-parole
Quels sont les renseignements qu’un journaliste pourrait vous demander à la suite de la réception de votre communiqué de presse ?
Essayez de regrouper tous les éléments « standards » tels que les logos de la marque, les photos d’évènements, les biographies des dirigeants, le dossier de presse, dans un drive ou une newsroom pour atténuer le va-et-vient des emails et faire gagner du temps aux deux parties.
Identifiez un porte-parole et vérifiez ses disponibilités : dans le cas où le journaliste demanderait une interview, quelle serait la personne la plus adéquate pour répondre à ses questions ? Cette personne sera-t-elle disponible au bon moment ?
Conseil n°10 : Ne pas contacter les journalistes seulement lorsque vous avez besoin d’eux
Les relations professionnelles ne sont pas si différentes des relations personnelles. La confiance de quelqu’un ne se gagne pas en un email. N’oubliez pas le mot « relations » dans relations presse. Pour réussir vos stratégies RP, gardez en tête que votre partenariat avec le journaliste ou le blogueur doit être gagnant-gagnant. Pourquoi un journaliste ou un blogueur vous donnerait de la visibilité si vous, vous ne lui en donnez pas ? Mais pour remettre l’humain au cœur de votre stratégie RP, il faudra vous dégager du temps. Ce qui n’est possible qu’avec les nouvelles technologies disponibles sur le marché pour vous faire gagner du temps sur des tâches chronophages. Que ce soit sous le nom de Cision, Datapresse, Hors Antenne, PRNewswire ou encore l’Argus de la presse, notre mission a toujours été la même : éclairer votre marque. Nous sommes là pour vous aider à identifier les journalistes et blogueurs de votre secteur, diffuser votre actualité, surveiller ce qui se dit de vous dans les médias ou encore analyser les résultats de vos campagnes grâce à des solutions logicielles innovantes et des équipes dédiées à la réussite de vos campagnes.
Ressources qui pourraient vous plaire :
Outil gratuit - Analysez votre communiqué de presse
Etude – Etat des médias dans le monde 2023
Etude - Etat des médias en France en 2023
Article : Transformation des RP : les 6 indispensables pour naviguer vers demain
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Livre Blanc : Repenser le Communiqué de Presse
