La suite RP Cision a révolutionné la manière dont nous traitons nos relations medias. Elle est utile à la fois pour cibler les bons journalistes pour nos communiqués de presse mais aussi pour garder un œil en temps réel sur ce qui est dit à propos de nous et de nos représentants.

– David Sommers
Directeur des Affaires Publiques

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Le comté de Los Angeles est la plus grande administration municipale du pays, avec 101 000 employés au service de 10,5 millions d’habitants.
Communiquer avec les habitants à propos des services que leur gouvernement propose est essentiel. Pour David Sommers, le Directeur des Affaires publiques, ce défi se présente à lui chaque jour – en particulier au vu des récentes et drastiques coupes budgétaires de la presse locale.

« Mon devoir est de me tenir au courant », explique David.  « J’ai besoin de savoir ce qu’il se passe dans tous les coins de cette vaste structure – à chaque moment. Je ne sais jamais ce qu’un journaliste va demander ou quand il le demandera. Lorsqu’une crise ou une tempête médiatique survient, il est de notre devoir aux Affaires Publiques d’aider à la gérer. La suite RP Cision est devenue utile à la fois à la fois pour cibler les bons journalistes pour nos communiqués de presse mais aussi pour garder un œil en temps réel sur ce qui est dit à propos de nous et de nos représentants.

Des choses incroyables se produisent chaque jour dans le comté de Los Angeles – des miracles médicaux aux nouvelles avancées technologiques – et l’équipe de David travaille dur afin de délivrer ses communiqués de presse aux medias et au public. En même temps, lorsque de mauvaises nouvelles ou de fausses informations font surface, l’équipe doit travailler rapidement afin d’anticiper tout dommage potentiel.

Avant d’utiliser la suite RP Cision, le défi le plus important de l’équipe était de s’adapter au cycle de 24h des communiqués de presse. « Nous recevions les retombées d’un important communiqué de presse en milieu de matinée, alors que nous étions en train de scanner la version papier pour notre journal », raconte David. « A cette étape, déjà  12 à 16 heures s’étaient écoulées. S’il s’agissait de mauvaises nouvelles, il était trop tard pour essayer de corriger le tir ou pour répondre de manière proactive. Le communiqué est désormais diffusé la veille, lorsque le Los Angeles Times le poste sur son site Internet autour de 19 ou 20h. C’est le moment auquel nous avons besoin de planifier notre réponse et notre stratégie – et non pas 12 heures plus tard. »

Un autre obstacle au succès de l’équipe était la quantité de travail manuel qu’ils avaient à réaliser dans leurs opérations quotidiennes. Avant que le logiciel soit implémenté, quatre membres de l’équipe passaient des heures chaque jour à scanner des journaux, à découper physiquement des coupures de presse, et à élaborer des couvertures en format PDF. Depuis l’installation de la suite RP Cision, l’équipe de communication et des affaires publiques est capable de gérer 160 mots clés de recherche en continu – sans perdre de temps en effectuant ces recherches. « Nous avons lancé un e-mail « premier coup d’œil » qui est reçu chaque matin et qui relate tous les faits importants à propos du comté qui se sont déroulés pendant la nuit. Nous l’envoyons tous les matins à nos supérieurs, » explique David. « Le processus tout entier est généré grâce à Vocus. C’est fantastique. Nous pouvons donner un aperçu à nos dirigeants des actualités principales avant qu’ils ne commencent à travailler – le tout optimisé pour les smartphones et facile à lire. »

Ensuite, le comté de Los Angeles s’est converti à la diffusion de communiqués de presse via la suite Cision, à la place de leur méthode précédente qui consistait à envoyer des e-mails à chaque journaliste de la ville. « J’ai commencé à recevoir des appels de la part de journalistes à qui je n’avais jamais envoyé d’e-mail et que je n’avais jamais appelé, » relate David. « Ils avaient pris connaissance de l’actualité du comté grâce aux communiqués de presse que nous avions publié sur Vocus. C’était exceptionnel. »

David s’était préparé à une forte réaction dans les medias en mai 2012, lorsque le Gouverneur de la Californie Jerry Brown s’apprêtait à diffuser une proposition de révision de budget, que l’on disait plein de mauvaises nouvelles. « Nous avons lancé une recherche grâce au logiciels RP Cision de tous les journalistes ou blogueurs qui auraient récemment écrit un article à propos du déficit budgétaire de la Californie, et nous avons envoyé des déclarations ciblées à ces derniers via le logiciel. Une demi-heure plus tard, les agences de presse Associated Press à Sacramento et Reuters à San Francisco m’ont contacté ; ils étaient tous les deux dans la liste de la base de données medias. Une heure plus tard, j’ai reçu une alerte  disant que notre PDG était cité dans un article du  Wall Street journal. L’article était en deuxième position sur la couverture du journal. Le journaliste du Wall Street journal était dans notre liste, et il avait utilisé la déclaration que nous lui avions envoyé sans même avoir eu besoin de nous appeler ou de nous envoyer un e-mail. »

Les performances des plateformes continuent d’impressionner David et son équipe. « Cela a révolutionné la manière dont nous gérons nos relations medias, » s’émerveille David.

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